kitanautGeordnet nach dem Kita-Alltag, nicht nach Modulen.
Zuerst, was jeden Morgen zählt: wer kommt, wer abholen darf, was es Neues gibt. Dann Pädagogik, Dienste, Team und Geld, zuletzt die Verwaltung. Jeder Bereich ist eine eigene App, die ihr an- und ausschaltet – Ausgeschaltetes verschwindet aus der Navigation, die Daten bleiben.
Morgens wissen, wer kommt.
Bisher: Krankmeldung per Anruf aufs Kita-Telefon um Viertel vor acht, notiert auf einem Zettel, der im Trubel untergeht.
Mit kitanaut: Eltern melden ihr Kind in der App ab – krank, Urlaub oder Termin. Das Team sieht in der Tagesansicht, wer erwartet wird, wer da ist und wer schon abgeholt wurde.
Für Eltern und Pädagog*innen
- Abmelden für heute, morgen oder mehrere Tage; laufende Abmeldungen lassen sich verkürzen oder zurücknehmen
- Meldepflichtige Erkrankungen nach dem Infektionsschutzgesetz gleich mit angeben
- Tagesansicht mit Ankommen und Abholen per Fingertipp, Filter nach Gruppe und Status
- Warnhinweis, wenn ein abgemeldetes Kind doch eingecheckt wird
- Wochenübersicht aller Kinder, druckbar als Ausflugsliste
Alles Wichtige zum Kind auf einer Seite.
Bisher: Die Allergieliste hängt am Kühlschrank, die Notfallnummern stehen im Ordner, und wer heute abholen darf, weiß nur die Kollegin vom Frühdienst.
Mit kitanaut: Jedes Kind hat eine Seite mit Eltern, Geschwistern, Notfallkontakten, Abholberechtigten und Allergien. Die Eltern pflegen ihre Angaben selbst, das Team sieht sie, wenn es darauf ankommt.
Für Pädagog*innen, Eltern und Vorstand
- Notfallkontakte und Abholberechtigte direkt beim Kind, als PDF für Aushang und Ausflug
- Allergien mit Schweregrad, in der Kinderliste markiert und verschlüsselt gespeichert
- Medikamente mit Verordnung und digitaler Unterschrift der Eltern
- Jede Gabe quittiert das Team mit Uhrzeit und Dosis, die Eltern werden benachrichtigt
- Geschwister erkennt die App an den gemeinsamen Eltern
- Eltern entscheiden selbst, ob der Geburtstag ihres Kindes im Kalender erscheint
Ein Ort statt fünf Kanälen.
Bisher: Die Eltern-Gruppe im Messenger, 140 ungelesene Nachrichten, irgendwo dazwischen der Elternabend und die Frage, wer zum Sommerfest Kuchen mitbringt.
Mit kitanaut: Neuigkeiten für alle oder nur den Vorstand, Nachrichten zwischen zwei Menschen oder einer Gruppe, ein Kalender mit Anmeldungen – und ein Newsletter, wenn es offiziell sein soll.
Für alle
- Neuigkeiten mit Sichtbarkeit je Beitrag, auch als Aufgabe oder Abstimmung
- Nachrichten einzeln oder in Gruppen, mit Anhängen; verschlüsselt gespeichert, nach zwölf Monaten gelöscht
- Kalender mit Serienterminen, Anmeldungen mit Frist und Erinnerung per Mail
- Kalender-Abo für Apple, Google und Outlook, Feiertage nach Bundesland
- Newsletter an Eltern, Team oder Vorstand, persönlich adressiert statt Verteiler
Eltern sehen, wie der Tag war.
Bisher: Beim Abholen die Frage „Hat sie geschlafen? Hat er gegessen?“ – und die Kollegin, die es weiß, hat schon Feierabend.
Mit kitanaut: Das Team trägt Essen, Schlafen und Wickeln mit wenigen Fingertipps ein, die Eltern sehen den Tag ihres Kindes als Zeitleiste. Im Gruppentagebuch erzählen Text und Fotos, was die Gruppe erlebt hat.
Für Pädagog*innen und Eltern
- Tagesdoku für die Kleinsten: Mahlzeiten, Schlafen, Wickeln, Sonnencreme
- Eine Mahlzeit mit einem Klick für die ganze Gruppe erfassen, danach einzeln korrigieren
- Gruppentagebuch mit Text und bis zu sechs Fotos je Tag, nur für die Eltern der Gruppe
- Foto-Einverständnis je Kind; beim Hochladen warnt die App vor Kindern ohne Einverständnis
- Die Tagesdoku löscht sich nach 90 Tagen von selbst
Dokumentation, die beim Kind bleibt.
Bisher: Das Portfolio steht im Regal, Beobachtungen im Notizbuch, und wann das nächste Entwicklungsgespräch fällig ist, rechnet jemand im Kopf nach.
Mit kitanaut: Portfolio, Beobachtungen, Entwicklungsgespräche und Eingewöhnung an einem Ort. Eine Ampel je Kind zeigt, was als Nächstes fällig ist – in Berliner Kitas nach den Fristen der QVTAG, anderswo das jährliche Entwicklungsgespräch.
Für Pädagog*innen, Eltern lesen mit
- Portfolio („Buch des Kindes“) mit Text und Fotos, druckbar zum Aushändigen, für die Eltern in der App
- Beobachtungen als interne Notizen, für Eltern unsichtbar
- In Berlin: BeMs-Einschätzungen mit 2,5 und 4,5 Jahren, fällig gestellt aus dem Geburtsdatum
- Entwicklungsgespräche planen und protokollieren, die Eltern unterschreiben in der App
- Eingewöhnung nach dem Berliner Modell: vier Phasen, Tagesnotizen, Trennungsdauer als Diagramm
Unterschriften, ohne Zettel einzusammeln.
Bisher: Vor jedem Ausflug ein Zettel in jedes Fach – und eine Woche später fehlen immer noch vier Unterschriften.
Mit kitanaut: Ihr stellt die Frage einmal an alle Kinder oder eine Gruppe: Ausflug, Fotos, Sonnencreme. Eltern antworten per Klick oder Unterschrift, das Team sieht, wer noch fehlt.
Für Vorstand, Pädagog*innen und Eltern
- Anfrage mit Frist, auf Wunsch mit Unterschrift
- Zweck, Empfänger und Speicherdauer stehen bei jeder Anfrage
- Fotos getrennt nach interner Doku, Aushang, Website, Social Media und Presse
- Bei Veröffentlichungen müssen beide Sorgeberechtigten zustimmen
- Widerruf jederzeit, Stand je Gruppe auf einen Blick
Wenn etwas passiert, ist es richtig festgehalten.
Bisher: Das Verbandbuch liegt irgendwo im Erste-Hilfe-Schrank, und wie man einen Verdacht auf Kindeswohlgefährdung dokumentiert, weiß im Ernstfall niemand genau.
Mit kitanaut: Unfälle, meldepflichtige Vorkommnisse und Kinderschutz-Fälle werden Schritt für Schritt erfasst – so, wie Unfallkasse, Kita-Aufsicht und Jugendamt es erwarten. Nachträglich ändern lässt sich nichts.
Für Pädagog*innen und Vorstand – Kinderschutz-Fälle sehen nur sie
- Verbandbuch nach DGUV; Fehleinträge werden mit Begründung storniert, nicht gelöscht
- Erinnerung an die Unfallanzeige, wenn ein Kind ärztlich behandelt wurde
- Meldungen nach § 47 an die Kita-Aufsicht, mit Druckansicht
- Kinderschutz nach § 8a: von den Anhaltspunkten über die Beratung mit der Fachkraft bis zur Meldung ans Jugendamt
- Verlauf als Zeitstrahl, Einträge weder änder- noch löschbar
Dienste, die sich gerecht verteilen.
Bisher: Der Wäscheplan hängt am Kühlschrank, getauscht wird per Messenger – und wer eigentlich den Kellerschlüssel hat, weiß keiner.
Mit kitanaut: Der Wäschedienst rotiert von selbst durch alle Familien und kennt Schließtage und Ferien. Ressorts haben feste Zuständige, Schlüssel eine Liste mit Inhaber*in und Datum.
Für Vorstand und Eltern
- Wäschedienst als Rotationsplan: dran ist, wessen letzter Dienst am längsten her ist
- Tauschen, Familien ausnehmen, Erinnerung per Mail vor dem Termin
- Schließtage und Schulferien berücksichtigt, PDF für den Aushang
- Ressorts wie Garten, Feste oder IT mit zugeordneten Eltern und eigener Ablage
- Schlüssel mit Ausgabe und Rückgabe; Hinweis, wenn jemand geht und noch einen hat
Arbeitszeit und Urlaub, ohne nachzurechnen.
Bisher: Überstunden stehen auf einem Zettel im Teamzimmer, Urlaub in drei verschiedenen Kalendern, und die Resttage zählt am Jahresende jemand von Hand.
Mit kitanaut: Pädagog*innen stempeln ein und aus oder tragen ihre Zeiten nach, das Stundenkonto rechnet mit. Am Monatsende gibt der Vorstand frei. Urlaub und Resttage stehen je Person an einem Ort.
Für Pädagog*innen und Vorstand
- Stempeluhr mit Pausen oder Eintrag je Tag, auch für geteilte Dienste
- Stundenkonto mit Soll, Ist und Saldo, Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz
- Krankheitstage, Urlaub und Feiertage zählen automatisch
- Monatsabschluss: einreichen, der Vorstand gibt frei oder fragt nach
- Urlaubskonten mit Anspruch und Resttagen; die Kita-Leitung kann den Urlaub mitverwalten
Abrechnen ohne Zettelwirtschaft.
Bisher: Stundenzettel auf Papier, Unterschrift beim nächsten Abholen, Überweisung aus dem Gedächtnis.
Mit kitanaut: Springer*innen tragen ihre Einsatztage selbst ein, unterschreiben am Handy und sehen, wann bezahlt ist. Der Vorstand gibt frei, das PDF landet bei den Belegen.
Für Springer*innen und Vorstand
- Abrechnung pro Monat: Entwurf, eingereicht, bezahlt
- Zurück an die Springer*in, wenn etwas korrigiert werden muss
- Unterschrift auf dem Handy, erscheint im PDF
- Mail an die Springer*in mit Betrag, wenn bezahlt ist
- Jahresübersicht mit Ampel für die Übungsleiterpauschale
- Springer-Beauftragte ohne Vorstandsrechte möglich
Wer zahlt wie viel – ohne Rechenblatt.
Bisher: Eine Liste, die nach jedem Geschwisterkind neu gerechnet wird, und jeden Monat der Abgleich mit dem Kontoauszug, Familie für Familie.
Mit kitanaut: Die App erkennt Beitragszahlungen im Kontoauszug und ordnet sie den Familien zu. Ihr seht Monat für Monat, wer bezahlt hat und wer im Rückstand ist. Eltern sehen ihren eigenen Stand – sonst nichts.
Für Finanzvorstand und Eltern
- Monate grün, orange oder rot; Familien mit dem größten Rückstand oben
- Filter „nur Rückstand“ und „zwei Monate ohne Zahlung“
- Abweichender Beitrag je Kind ab einem Monat, etwa für Geschwister
- Zahler einmal bestätigen, danach ordnet die App selbst zu
- Eltern sehen Beitrag und Buchungen, als PDF, Excel oder CSV für die Steuererklärung
Kontoauszug rein, Ordnung raus.
Bisher: Kontoauszug als PDF, Belege im Ordner im Flur, und für die Mitgliederversammlung eine Excel-Tabelle.
Mit kitanaut: Ihr ladet den Kontoauszug als CSV hoch, eure Regeln ordnen die Buchungen Kategorien zu. Belege hängen direkt an der Buchung, und am Jahresende steht der Finanzbericht.
Für den Vorstand
- CSV-Import mit Spaltenerkennung und Duplikat-Prüfung, jeder Import einzeln rückgängig zu machen
- Regeln nach Stichwort mit Live-Test, auch auf alte Buchungen anwendbar
- Belege per Drag & Drop oder als Foto vom Handy, mit Scan-Optik und mehreren Seiten
- Rechnungen per Mail an die Eingangsadresse der Kita weiterleiten und als Beleg übernehmen
- Auslagen der Eltern mit Genehmigung, dazu druckbare Vorlagen zum Aufkleben des Kassenzettels
- Kontoauszug als PDF, Excel oder CSV, Finanzbericht fürs Geschäftsjahr als PDF
Freie Plätze im Blick, Anfragen nicht im Postfach.
Bisher: Anfragen künftiger Eltern liegen verstreut in Postfächern, und wie viele Plätze im nächsten Kita-Jahr frei werden, zählt jemand von Hand.
Mit kitanaut: Die Belegungsplanung zeigt Plätze und Abgänge je Jahrgang. Anfragen führt ihr vom ersten Kontakt über Kennenlernen und Hospitation bis zur Zusage – und nehmt das Kind dann mit einem Klick auf.
Für den Vorstand und alle, die ihr dafür freischaltet
- Plätze gesamt, belegt und frei, je Jahrgang mit planmäßigem Austritt
- Integrationskinder zählen doppelt, Überbelegung wird gewarnt
- Anfragen mit Startwunsch, Priorität, Zuständigen und Status
- Aufnehmen legt Kind und Eltern als Kontakte an
- Abgesagte und ruhende Anfragen löschen sich samt Kontaktdaten nach einer Frist
Wenn Amt oder Aufsicht fragen, liegt alles bereit.
Bisher: Wann läuft die Erste-Hilfe-Bescheinigung ab? Liegt der Masernnachweis des neuen Kindes vor? Und wo ist die Kühlschrank-Liste vom letzten Monat?
Mit kitanaut: Ein Fristen-Cockpit zeigt mit Ampeln, welche Nachweise für Team, Kinder und Einrichtung fällig werden. Hygiene-Listen zeichnet das Team im Alltag ab, und die Meldedatei für die Kita-Statistik entsteht aus Daten, die ohnehin da sind.
Für Vorstand und Team
- Führungszeugnis, Erste Hilfe, Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz und Masernnachweise mit Ampel
- Wöchentliche Erinnerung an den Vorstand, wenn etwas fällig ist
- Führungszeugnis nur mit Einsichtsdatum und Prüfvermerk, ohne Scan
- Hygiene-Checklisten (HACCP) zum Abzeichnen, Warnung bei falscher Kühlschranktemperatur
- Monats-Export der Hygiene-Listen fürs Gesundheitsamt
- Meldedatei für die Kinder- und Jugendhilfestatistik, mit Prüfliste vorab
Die Finanzplanung, die sich selbst fortschreibt.
Bisher: Die Tabelle vom Vorgängervorstand, deren Formeln niemand mehr anfassen will – für Miete, Personal und Förderung.
Mit kitanaut: Für Berliner Kinderläden rechnet die Finanzplanung mit dem Kostenblatt des jeweiligen Jahres Kosten und Einnahmen in die Zukunft: Belegung, Personal, Zuschüsse. Grunddaten wandern ins Folgejahr mit.
Für den Vorstand – derzeit für Berlin
- Sätze nach Kostenblatt und Jahr, Hinweis bei Jahren ohne Kostenblatt
- Betreuungsumfang und Zuschläge am Kind, geplante Vertragsänderungen ab einem Datum
- Personal mit Beginn, Ende und Gehalt je Monat, Arbeitgeberkosten und Weihnachtsgeld
- Monatsprognose für Einnahmen, Ausgaben und Deckung
- Warnung unter Mindestlohn, Vorschlag für die Ausgaben aus den Kontoauszügen
Die Telefonliste, die aktuell bleibt.
Bisher: Die Telefonliste, Stand vor zwei Jahrgängen – und neue Familien bekommen ihren Zugang, wenn jemand daran denkt.
Mit kitanaut: Familien, Kinder, Team, Springer*innen und Dienstleister an einem Ort. Wer ein Konto hat, pflegt seine Angaben selbst, und ihr seht auf einen Blick, wer schon eingeladen ist.
Für den Vorstand
- Import per CSV-Vorlage mit Prüfschritt; Kinder, Eltern und Gruppen in einem Rutsch
- Kontakt und Konto verknüpft, Änderungen gleichen sich ab
- Einladungen: wer angemeldet ist, wer eingeladen ist und wer noch fehlt
- Dienstleister wie Catering, Hausmeister oder Reinigung als eigene Kontakte
- Ausgetretene Familien verlieren nach 30 Tagen den Zugang, ihre Daten bleiben
Der Ordner im Flur, nur auffindbar.
Bisher: Verträge, Protokolle und Bescheide liegen im Flur, auf drei Laptops und in alten Mails – und jeder Brief an Eltern entsteht neu in Word.
Mit kitanaut: Eine Ablage mit Ordnern für Kita, Ressorts, Kinder und Personal, jeweils nur für die, die es angeht. Briefe schreibt ihr auf dem Briefpapier der Kita, die Anschrift kommt aus den Kontakten.
Für Vorstand, Team und Eltern – je nach Bereich
- Vier Bereiche mit eigenen Rechten: Allgemein, Ressorts, Kinder & Familien, Personal
- Ablaufdatum mit Hinweis auf abgelaufene und bald ablaufende Dokumente
- Volltextsuche über alle Bereiche, Download mehrerer Dokumente als ZIP
- Unterlagen mit dem Handy abfotografieren, mehrere Seiten als ein PDF
- Briefvorlagen nach DIN 5008 mit Logo, Platzhaltern und eigener Unterschrift
- Anhänge aus Mails an die Eingangsadresse der Kita als Dokument übernehmen
Klein anfangen, sauber aufbewahren.
Bisher: Ein neues Werkzeug heißt meistens: alles auf einmal umstellen. Und die Datenschutzerklärung stammt aus einer Vorlage, die niemand an die Kita angepasst hat.
Mit kitanaut: Jeder Bereich ist eine eigene App, die ihr an- und ausschaltet. Die ersten Schritte führen durch die Einrichtung, und Datenschutzerklärung, Löschfristen und Auskunft sind eingebaut.
Für den Vorstand
- Apps an- und ausschalten; Ausgeschaltetes verschwindet aus der Navigation, die Daten bleiben
- Rechte je Rolle, einzelne Aufgaben zusätzlich pro Person freischaltbar
- Erste Schritte für Vorstand, Eltern und Team, mit dem Stand der Einrichtung
- Datenschutzerklärung und Impressum aus euren Angaben und den aktiven Apps
- Auskunft und Löschung je Person, Aufbewahrungsfristen mit automatischen Löschregeln
- Register für Datenpannen mit 72-Stunden-Frist, Datenexport der ganzen Kita
Werdet Pilot-Kita.
Alle Bereiche sind fertig und laufen stabil. Wir suchen Pilot-Kitas, die kitanaut im Alltag nutzen und uns sagen, was fehlt – in der Pilotphase kostenlos.