kitanautWeniger Abende am Küchentisch. Mehr Elternabend.
Ihr führt einen kleinen Betrieb im Ehrenamt: Geld, Personal, Verträge, Datenschutz. Die Kita-Software nimmt euch die Wiederholung ab – und sorgt dafür, dass euer Wissen bleibt, wenn ihr geht.
Springer*innen rechnen selbst ab. Ihr gebt nur noch frei.
Bisher: Stundenzettel auf Papier, Unterschrift beim nächsten Abholen, Überweisung aus dem Gedächtnis – und am Jahresende die Frage, wer über der Übungsleiterpauschale liegt.
Mit kitanaut: Die Springerin trägt ihre Einsatztage ein und unterschreibt am Handy. Ihr markiert die Abrechnung als bezahlt, sie bekommt auf Wunsch eine Mail mit Betrag und Dank, und das PDF landet bei den Belegen.
- Ablauf Entwurf → eingereicht → bezahlt, für alle sichtbar
- Zurück an die Springerin, wenn etwas nicht stimmt
- Jahresübersicht je Person mit Ampel für die Übungsleiterpauschale
- Grenze und Warnschwelle einstellbar, Ampel abschaltbar
- Eine Springer-Beauftragte kann das Amt ohne Vorstandsrechte übernehmen
Arbeitszeit und Urlaub, ohne nachzurechnen.
Bisher: Überstunden stehen auf einem Zettel im Teamzimmer, Urlaubstage zählt jemand am Jahresende nach, und wer wann frei hat, weiß nur die Leitung.
Mit kitanaut: Das Team erfasst seine Zeiten selbst, das Stundenkonto rechnet Soll und Ist. Ihr gebt den Monat frei oder fragt nach. Urlaub und Resttage stehen je Person an einem Ort, die Kita-Leitung kann ihn mitverwalten.
- Stempeluhr oder Eintrag je Tag; Krankheit, Urlaub und Feiertage zählen automatisch
- Stundenkonto mit Saldo und Hinweisen nach dem Arbeitszeitgesetz
- Monatsabschluss mit Freigabe, freigegebene Monate sind gesperrt
- Urlaubskonten mit Anspruch, eingetragenen und übrigen Tagen
Alle wissen Bescheid, ohne dass ihr hinterhertelefoniert.
Bisher: Infos gehen per Messenger, Mail und Zettel im Fach hinaus – und beim Elternabend hat trotzdem jemand nichts mitbekommen. Den Wäscheplan schreibt ihr jedes Halbjahr neu.
Mit kitanaut: Neuigkeiten, Abstimmungen und Termine stehen an einem Ort, offizielle Post geht als Newsletter hinaus. Der Wäschedienst verteilt sich von selbst, Ressorts und Schlüssel haben feste Listen.
- Neuigkeiten mit Sichtbarkeit je Beitrag, auch als Aufgabe oder Abstimmung
- Newsletter an Eltern, Team oder Vorstand, persönlich adressiert, mit Anhängen
- Kalender mit Anmeldungen und Erinnerung per Mail, als Abo auf dem Handy der Eltern
- Einverständnisse für Ausflug oder Fotos digital einholen
- Wäschedienst rotiert gerecht und kennt Schließtage und Ferien
- Ressorts mit Zuständigen, Schlüssel mit Inhaber*in und Datum
Ihr seht, wer im Rückstand ist, bevor es teuer wird.
Bisher: Am Monatsende liegt der Kontoauszug neben der Beitragsliste, und ihr hakt Familie für Familie ab – bis jemand merkt, dass seit Monaten nichts kam.
Mit kitanaut: Die App erkennt Beitragszahlungen im Kontoauszug und ordnet sie der Familie zu. Monat für Monat seht ihr grün, orange oder rot, die Familien mit dem größten Rückstand stehen oben.
- Filter „nur Rückstand“ und „zwei Monate ohne Zahlung“
- Zahler einmal bestätigen, danach ordnet die App selbst zu
- Abweichender Beitrag je Kind ab einem Monat, etwa für Geschwister
- Eltern sehen ihren eigenen Stand – und nur den
Der Monatsabschluss in einer halben Stunde.
Bisher: Kontoauszug als PDF, Belege im Ordner im Flur, Kassenzettel in Jackentaschen – und abends jemand, der alles in eine Excel-Tabelle tippt.
Mit kitanaut: Kontoauszug als CSV aus dem Online-Banking, in kitanaut hochladen, fertig. Eure Regeln sortieren Miete, Gehälter, Beiträge und Einkäufe von selbst. Was übrig bleibt, ordnet ihr einmal zu – und legt dabei gleich eine Regel fürs nächste Mal an.
- CSV-Import mit Spaltenerkennung, Duplikate werden erkannt
- Regeln nach Stichwort im Verwendungszweck oder Empfänger, mit Live-Test
- Belege per Drag & Drop oder als Foto vom Handy, direkt an der Buchung
- Rechnungen per Mail an die Eingangsadresse der Kita weiterleiten
- Auslagen der Eltern: Beleg einreichen, ihr genehmigt oder lehnt ab
- Export als PDF, Excel oder CSV, gefiltert nach Zeitraum
Freie Plätze sehen, Anfragen nicht verlieren.
Bisher: Anfragen künftiger Eltern liegen im Postfach von jemandem, der gerade nicht mehr im Vorstand ist. Wie viele Plätze im Sommer frei werden, zählt ihr von Hand.
Mit kitanaut: Die Belegungsplanung zeigt freie Plätze je Jahrgang. Anfragen führt ihr vom ersten Kontakt über Kennenlernen und Hospitation bis zur Zusage – zugesagte Kinder nehmt ihr mit einem Klick auf.
- Plätze gesamt, belegt und frei, mit planmäßigem Austritt je Jahrgang
- Integrationskinder zählen doppelt, Überbelegung wird gewarnt
- Anfragen mit Startwunsch, Priorität und Zuständigen
- Aufnehmen legt Kind und Eltern als Kontakte an
- Alte Anfragen löschen sich samt Kontaktdaten nach einer Frist
Fristen, die sich von selbst melden.
Bisher: Wann läuft die Erste-Hilfe-Bescheinigung ab? Liegt der Masernnachweis des neuen Kindes vor? Und wer schreibt die Meldung an die Kita-Aufsicht, wenn etwas passiert ist?
Mit kitanaut: Ein Fristen-Cockpit zeigt mit Ampeln, was für Team, Kinder und Einrichtung fällig wird, und erinnert euch jede Woche. Meldungen an die Kita-Aufsicht und die Kita-Statistik entstehen aus Daten, die schon da sind.
- Führungszeugnis, Erste Hilfe, Belehrungen und Masernnachweise mit Ampel
- Führungszeugnis nur mit Einsichtsdatum und Prüfvermerk, ohne Scan
- Meldungen nach § 47 an die Kita-Aufsicht, mit Druckansicht
- Meldedatei für die Kinder- und Jugendhilfestatistik, mit Prüfliste vorab
- Hygiene-Listen als Monats-Export fürs Gesundheitsamt
Der Finanzbericht ist fertig, wenn das Geschäftsjahr fertig ist.
Bisher: Vor der Mitgliederversammlung ein Wochenende mit Kontoauszügen, Taschenrechner und einer Tabelle, die nur ihr versteht.
Mit kitanaut: Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis und Kontostand, aufgeschlüsselt nach Kategorien und Monaten. Druckfertig, für das Geschäftsjahr, das ihr wählt.
- Jahresübersicht mit Monatsdiagramm und Kategorien
- Bezahlte Springer-Abrechnungen zusammengefasst
- Als PDF speichern oder ausdrucken
Die Finanzplanung rechnet mit dem aktuellen Kostenblatt.
Bisher: Die Tabelle vom Vorgängervorstand, deren Formeln niemand mehr anfassen will.
Mit kitanaut: Für Berliner Kinderläden: Belegung, Einnahmen je Kind, Personalstunden, Arbeitgeberkosten und Personalschlüssel – Monat für Monat und mit Hinweis, wenn ein Kind ohne Vertrag in der Liste steht.
- Sätze nach Kostenblatt und Jahr, Minijob-Satz inklusive
- Personal mit Beginn, Ende und Gehalt je Monat
- Geplante Vertragsänderungen ab einem Datum, etwa „ab August ganztags“
- Warnung, wenn ein Lohn unter dem Mindestlohn liegt
Adressen, Dokumente und Briefe an einem Ort.
Bisher: Die Telefonliste ist zwei Jahrgänge alt, Verträge liegen auf drei Laptops, und jeder Brief an Eltern entsteht neu in Word.
Mit kitanaut: Kontakte kommen per CSV hinein, und wer ein Konto hat, pflegt seine Angaben selbst. Dokumente liegen in Ordnern mit Rechten, Briefe schreibt ihr auf dem Briefpapier der Kita.
- Kontakte-Import mit Prüfschritt; Kinder, Eltern und Gruppen in einem Rutsch
- Einladungen: wer angemeldet ist, wer eingeladen ist und wer noch fehlt
- Dokumente mit Ablaufdatum und Volltextsuche, in Ordnern für Kita, Ressorts, Kinder und Personal
- Briefvorlagen nach DIN 5008 mit Platzhaltern und eurer Unterschrift
- Erste Schritte führen euch durch die Einrichtung
Wenn ihr geht, bleibt alles da. Auch das Wissen.
- Zugang statt Übergabeordner
Das neue Vorstandsmitglied bekommt eine Rolle und sieht sofort alles, was es braucht.
- Ämter verteilen
Wer welches Ressort hat, steht in der Kita – mit Beschreibung, nicht nur im Kopf.
- Sauber gehen
Wer aus dem Vorstand ausscheidet, verliert den Zugang mit einem Klick. Die Daten bleiben bei der Kita.
Ihr seid verantwortlich für die Daten. Kitanaut nimmt euch Arbeit dabei ab.
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Pflicht für alle Vorstandsrollen, weil sie Finanzen und Bankverbindungen sehen.
- Rechte je Rolle
Eltern sehen ihre Familie, Springer*innen ihre Abrechnungen, der Vorstand den Rest.
- Auskunft und Löschung
Auskunft für eine Person und der komplette Datenexport der Kita sind eingebaut.
Was Vorstände uns fragen
Müssen alle Eltern sofort mitmachen?
Nein. Viele fangen mit den Finanzen und den Springer*innen an – das betrifft nur den Vorstand und ein paar Personen. Eltern ladet ihr ein, wenn ihr so weit seid.
Jeder Bereich ist eine eigene App, die ihr an- und ausschaltet. Ausgeschaltete Bereiche verschwinden aus der Navigation, die Daten bleiben erhalten.
Ersetzt kitanaut unser Online-Banking oder die Steuerberatung?
Nein. Kitanaut liest eure Kontoauszüge ein und ordnet sie, überweist aber nichts. Für Steuer und Jahresabschluss liefert es euch sortierte Zahlen und Belege.
Wie bekommen wir unsere bisherigen Daten hinein?
Kontakte – Familien, Kinder, Team, Springer*innen – kommen per CSV-Datei hinein, eine Vorlage gibt es zum Herunterladen. Kontoauszüge lest ihr als CSV aus dem Online-Banking ein.
Wir sind kein Berliner Kinderladen. Passt das trotzdem?
Ja – bei der Anmeldung gebt ihr euer Bundesland an, danach richten sich Feiertage und Datenschutzerklärung. Die Finanzplanung rechnet mit dem Berliner Kostenblatt und ist bei euch zunächst ausgeschaltet, die Pädagogik lässt die Berliner Fristen weg.
Beiträge nach Einkommen oder Betreuungsstunden rechnet kitanaut noch nicht aus: Die tragt ihr je Kind von Hand ein, den Abgleich mit dem Kontoauszug übernimmt die App.
Werdet Pilot-Kita.
Kitanaut ist in der Pilotphase und für Pilot-Kitas kostenlos. Ihr registriert eure Kita in drei Schritten und könnt sofort loslegen – wir helfen beim Einrichten.